ЕКОМ – Евразийская Коалиция по
здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, это международная
неправительственная членская организация, зарегистрированная в Таллинне,
Эстония. Мы являемся ассоциацией, объединяющей неправительственные организации
и частных лиц, работающих в области ВИЧ-инфекции и других вопросов сексуального
здоровья геев, других МСМ и транс* людей в странах Восточной Европы и
Центральной Азии (ВЕЦА).
Цель
тендера
Привлечь компанию для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.
Временные рамки работы
Трехдневное мероприятие ожидается в период с 27 февраля по 6 марта 2022 года. Точные даты будут определены сразу по найму логистической компании.
Условия и ожидаемые услуги
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика.
Трехдневная рабочая встреча.
Место проведения – г. Тбилиси.
Требования к отелю: 3 звезды, одноместное размещение – 7 человек.
Детали: день заезда и выезда отдельно от мероприятия.
2.
Сопровождение мероприятия агентством
- коммуникация с участниками (совместно с ответственным с ЕКОМ человеком), определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
-создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Тбилиси, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
- организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
- размещение участников_ц в соответствии с графиком заезда;
- организация конференц-зала (проектор, канцтовары, флипчарт) в том же отеле;
- обеспечение питания участников_ц (завтрак, обед, ужин + 2 кофе-брейка в день и вода на дни работы);
- организация одного тура по городу с прогулкой и остановкой на обед или ужин (не более пяти часов на тур) в дополнительный день.
Условия
оплаты услуг
Оплата услуг осуществляется ЕКОМ на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
- предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы ЕКОМ;
- доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема – передачи оказанных услуг.
Процесс
подачи заявок
Тендерное предложение должно включать следующие документы:
1. Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица,
2. Копия учредительных документов,
3. Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор) включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия.
По
всем дополнительным вопросам обращайтесь к координатору адвокации ЕКОМ Данияру
Орсекову daniyar@ecom.ngo
Крайний срок подачи
заявок 4 февраля 2022,
на электронную почту ЕКОМ contact@ecom.ngo, с темой письма «Логистика_Тбилиси»
Привлечь компанию для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.
Временные рамки работы
Трехдневное мероприятие ожидается в период с 27 февраля по 6 марта 2022 года. Точные даты будут определены сразу по найму логистической компании.
Условия и ожидаемые услуги
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика.
Трехдневная рабочая встреча.
Место проведения – г. Тбилиси.
Требования к отелю: 3 звезды, одноместное размещение – 7 человек.
Детали: день заезда и выезда отдельно от мероприятия.
- коммуникация с участниками (совместно с ответственным с ЕКОМ человеком), определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
-создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Тбилиси, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
- организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
- размещение участников_ц в соответствии с графиком заезда;
- организация конференц-зала (проектор, канцтовары, флипчарт) в том же отеле;
- обеспечение питания участников_ц (завтрак, обед, ужин + 2 кофе-брейка в день и вода на дни работы);
- организация одного тура по городу с прогулкой и остановкой на обед или ужин (не более пяти часов на тур) в дополнительный день.
Оплата услуг осуществляется ЕКОМ на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
- предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы ЕКОМ;
- доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема – передачи оказанных услуг.
Тендерное предложение должно включать следующие документы:
1. Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица,
2. Копия учредительных документов,
3. Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор) включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия.