ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, — это международное членское объединение, открытое для некоммерческих организаций и активистов/-ток, которые занимаются реагированием на эпидемию ВИЧ среди геев и других мужчин, практикующих секс с мужчинами, а также трансгендерных людей в Восточной Европе и Средней Азии.
Наша миссия — поддерживать развитие национальных ЛГБТ-сообществ и их активизм, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Наш главный офис находится в Таллинне, Эстония, а сотрудники/цы проживают в разных странах Европы и Центральной Азии.
Какие основные должностные функции?
Специалист/ка по административным обеспечивает административную поддержку и способствует бесперебойной работе организации.
Присоединившись к ЕКОМ в качестве специалиста/ки по административным вопросам, вы:
- станете частью растущей команды, которая влияет на ситуацию в регионе;
- получите возможность обучиться у региональной организации тому, как поддерживать удаленную команду;
- будете работать с местными (эстонскими) подрядчиками и поставщиками;
- будете развивать свои организационные навыки.
Специалист/ка по административным работает под супервизией Руководительницы финансово-административной работы и тесно взаимодействует со всей командой ЕКОМ.
Какие ваши основные обязанности?
Операционное управление:
- Коммуникация с ИТ поддержкой
- Закупка необходимой техники, мебели, офисных принадлежностей и канцелярских товаров по запросу сотрудников ЕКОМ
- Проведение инвентаризации и обновление инвентарного списка оборудования и мебели
- Коммуникация с поставщиками, обеспечивающими операционную поддержку EКOM, включая телефон и интернет, канцелярские товары, уборку офиса, поездки, такси и т. д.
- Подготовка различных документов, связанных с операциями и управлением офиса
- Проверка почтового ящика contact@ecom.ngo на наличие административных и финансовых писем
Бюджетный контроль и платежи:
- Подготовка платежных поручений в системе финансового управления для менеджерской и финансово-административной команд ЕКОМ, а также коммуникация с поставщиком бухгалтерских услуг по вопросам оплаты
- Контроль сроков постоянных оплат по операционному и офисному администрированию
- Управление и контроль бюджета для операционному и офисному администрирования
Управление поездками:
- Управление и утверждение бронирования поездок и проживания для сотрудников ECOM через компанию TravelPerk.
- Общение с TravelPerk, обеспечение своевременных платежей
- Запрос, сбор и хранение посадочных талонов сотрудников ЕКОМ после командировок
Человеческие ресурсы:
- Подготовка годового графика отпусков ЕКОМ
- Подготовка и ведение учета отпусков сотрудников в Календаре отпусков сотрудников ЕКОМ
- Информирование сотрудников ЕКОМ о государственных и офисных праздниках
- Сбор табелей учета рабочего времени от сотрудников в Эстонии
Другое:
- Участие в подготовке финансовых отчетов и аудита
- Выполнение других обязанностей, поставленных Руководительницей административно-финансовой команды, в рамках данной позиции
Требования:
Основные:
- Не менее двух лет профессионального опыта в управлении работой офиса, операционной поддержке, администрировании
Предпочтительные:
- Опыт администрирования удаленной команды
- Практический опыт в планировании и организации работы офиса на удаленной работе
Навыки и компетенции:
- Знания в организации и поддержке работы команды
- Навыки самоорганизации при выполнении задач и работе с дедлайнами
- Продвинутый уровень владения Excel и другими приложениями Office
- Сильные коммуникативные навыки
- Желательно знание эстонского языка
- Свободный уровень владения русским и английским языками (разговорный и письменный)
- Организаторские навыки
- Навыки работы в команде и хорошие навыки межличностного общения.
Позиция открыта для кандидатов без переезда в Эстонию.
Возможны периодические рабочие поездки в регионе Восточной Европы и Центральной Азии.
Позиция будет открыта до конца 2023 года с возможностью продления. Испытательный срок — три месяца.
Месячная зарплата (GROSS): в пределах 750 евро.
Занятость: частичная — 50%, 20 часов в неделю.
Местонахождение: удаленно, без переезда в Эстонию.
Начало работы: 16 мая 2023 года.
Как подать заявку:
Если вы заинтересованы, отправляйте заявку на английском или русском языке в электронном письме с темой ‘Administrative Officer’ на адрес: tenders@ecom.ngo
Заявка должна содержать:
- Мотивационное письмо и контактные данные двух человек, которые могут дать рекомендации
- Резюме.
Крайний срок подачи: 7 мая 2023 года в 23:59 по Таллинну.
Ключевые даты
24 апреля 2023 г.: Открытие вакансии
7 мая 2023 г.: Крайний срок подачи заявок
8 мая 2023 г.: Кандидаты/ки, прошедшие предварительный отбор, получат письменное задание
10 мая 2023 г.: Крайний срок выполнения письменного задания
11-12 мая 2023 г.: Собеседование с кандидатами/ками, прошедшими отбор
15 мая 2023 г.: Предложение о сотрудничестве
16 мая 2023 г.: Успешный/ая кандидат/ка вступает в должность
Мы свяжемся только с теми кандидатами/ками, которые пройдут предварительный отбор.