ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию — это международное членское объединение, открытое для некоммерческих организаций и активистов/-ток, которые занимаются реагированием на эпидемию ВИЧ среди геев и других мужчин, практикующих секс с мужчинами, а также трансгендерных людей в Восточной Европе и Средней Азии.
Наша миссия — поддерживать развитие национальных ЛГБТ+ сообществ и их активизм, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Наш главный офис находится в Таллинне, Эстония, а сотрудники/цы проживают в разных странах Европы и Центральной Азии.
Какие основные должностные функции?
Роль координатора/ки по закупкам и контрактам заключается в полной координации процесса закупок и управления контрактами в организации.
Присоединившись к ЕКОМ в качестве координатора/ки по закупкам и контрактам, вы:
- станете частью растущей команды, которая влияет на ситуацию в регионе;
- получите возможность обучиться у региональной организации тому, как организовывать закупки;
- будете работать с подрядчиками и поставщиками;
- будете развивать свои коммуникативные и исследовательские навыки в области закупок.
Координатор/ка по закупкам и контрактам работает под супервизией руководительницы финансовой и административной команды, координирует работу специалиста/специалистки по административной поддержке и логистике и тесно работает с другими сотрудниками.
Какие ваши основные обязанности?
Координация закупок:
- Организация и управление процедурами закупки
- Подготовка необходимых форм и документов, связанных с тендерными процессами, которые могут включать объявление конкурса, предквалификационные запросы, критерии оценки потенциальных поставщиков, составление тендерных документов и т. д.
- Подготовка годового плана закупок
- Обновление списка членов Тендерной комиссии
- Обеспечение соблюдения организацией внутренних и, при необходимости, внешних (донорских) процедур закупок
- Контроль сроков заявок на закупки
- Ежедневная проверка электронной почты tenders@ecom.ngo и перенаправление писем соответствующим командам
- Сбор, анализ и подготовка сравнительной таблицы на основе полученных предложений
- Организация встреч Тендерной комиссии
- Подготовка Протокола по закупкам и его согласование с Тендерной комиссией
- Коммуникация с поставщиками, которые были утверждены в Тендерном протоколе, для дальнейшего заключения контрактов
- Координация работы специалиста/ки по административным вопросам и логистике
- В тесном сотрудничестве со специалистом/кой по административным вопросам и логистике — обеспечение логистической поддержки встреч и поездок команды ЕКОМ
Координация контрактов:
- Коммуникация с поставщиками по любым вопросам относительно подготовки контрактов
- Подготовка и отправка контрактов поставщикам
- Работа в системе финансового управления для подготовки внутренних форм авторизации
- Управление полным циклом контракта
- Подготовка и обновление трудовых договоров и договоров на оказание услуг с сотрудниками
- Ежемесячные платежи сотрудникам/цам, работающим по договору на оказание услуг, на основании информации, предоставленной руководительницей финансовой и административной команды
- Выполнение других обязанностей в рамках данной позиции
Требования:
- Степень бакалавра в финансах / экономике / менеджменте / бухгалтерском учете
- Не менее 2 лет соответствующего профессионального опыта
- Опыт работы в области финансов / бухгалтерского учета / закупок
- Практический опыт в закупках и работе с контрактами
- Уверенные знания в области планирования, разработки стратегии и организации процесса закупок в организации
- Опыт подготовки шаблонов документов для закупок и контрактов
Навыки и компетенции:
- Знания в организации процессов закупок
- Продвинутый уровень владения Excel и другими приложениями Office
- Сильные коммуникативные и презентационные навыки
- Свободный уровень владения русским и английским языками (разговорный и письменный)
- Организаторские и координационные навыки
- Навыки работы в команде и хорошие навыки межличностного общения.
Позиция открыта для кандидатов без переезда в Эстонию.
Возможны периодические рабочие поездки в регионе Восточной Европы и Центральной Азии.
Позиция будет открыта до конца 2023 года с возможностью продления. Испытательный срок — три месяца.
Месячная зарплата (GROSS): в пределах 2,000 евро.
Занятость: полный рабочий день.
Местонахождение: удаленно, без переезда в Эстонию.
Начало работы: 1 февраля 2023 года.
КАК ПОДАТЬ ЗАЯВКУ
Если вы заинтересованы, отправляйте заявку на английском или русском языке в электронном письме с темой ‘Procurement and Contracts Coordinator’ на адрес: tenders@ecom.ngo
Заявка должна содержать:
- мотивационное письмо и контактные данные двух человек, которые могут дать рекомендации;
- резюме.
Крайний срок подачи: 8 января 2023 года в 23:59 по Таллинну.
Ключевые даты
19 декабря 2022 г.: Открытие вакансии
8 января 2023 г.: Крайний срок подачи заявок
10 января 2023 г.: Кандидаты/ки, прошедшие предварительный отбор, получат письменное задание
13 января 2023 г.: Крайний срок выполнения письменного задания
16–19 января 2023 г.: Собеседование с кандидатами/ками, прошедшими отбор
23 января 2023 г.: Предложение о сотрудничестве
1 февраля 2023 г.: Успешный/ая кандидат/ка вступает в должность
Мы свяжемся только с теми кандидатами/ками, которые пройдут предварительный отбор.