ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, — это международное членское объединение, открытое для некоммерческих организаций и активистов/-ток, которые занимаются реагированием на эпидемию ВИЧ среди геев и других мужчин, практикующих секс с мужчинами, а также трансгендерных людей в Восточной Европе и Средней Азии.
Наша миссия — поддерживать развитие национальных ЛГБТ+ сообществ и их активизм, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Наш главный офис находится в Таллинне, Эстония, а сотрудники/-цы проживают в разных странах Европы и Центральной Азии.
Какие основные должностные функции?
Специалист/ка по административным вопросам и логистике обеспечивает полную административную поддержку команде ЕКОМ, а также помощь в поездках команде и другим лицам.
Присоединившись к ЕКОМ в качестве специалиста/-ки по административным вопросам и логистике, вы:
- станете частью растущей команды, которая влияет на ситуацию в регионе;
- получите возможность обучиться у региональной организации тому, как поддерживать удаленную команду и организовывать поездки;
- будете работать с местными (эстонскими) подрядчиками и поставщиками;
- будете развивать свои коммуникативные и логистические навыки.
Специалист/ка по административным вопросам и логистике работает под супервизией координатора/ки по закупкам и контрактам и тесно взаимодействует со всей командой ЕКОМ.
Какие ваши основные обязанности?
Административные обязанности:
- Коммуникация с местными (эстонскими) поставщиками
- Организация и управление административной поддержки для сотрудников работающих удаленно и работы в главном офисе в Таллинне
- Коммуникация с ИТ поддержкой по работе сервера и других ИТ консультаций
- Подготовка и ведение учета отпусков сотрудников в Календаре отпусков сотрудников ЕКОМ
- Подготовка различных форм и документов, связанных с административной работой
- Проведение инвентаризации и обновление инвентарного списка оборудования и мебели
- Проверка наличия и заказ офисных принадлежностей и канцелярских товаров для команды ЕКОМ
- Ежедневная проверка почтового ящика contact@ecom.ngo и перенаправление электронных писем соответствующим командам
- Ежемесячная проверка Bolt, TravelPerk, мобильного оператора, интернет-провайдера и других платформ, которые ЕКОМ использует для работы
- Подготовка платежных поручений в системе финансового управления для команды по финансам
- Контроль сроков по административным платежам
- При запросе, помощь команде ЕКОМ с подготовкой платежных поручений
- Тесная коммуникация с бухгалтерской фирмой
- Сбор платежных документов и их отправка поставщику бухгалтерских услуг
- Ежемесячный контроль и анализ административного бюджета
- Сбор табелей учета рабочего времени от сотрудников в Эстонии
- Координация клининговых услуг
- Выполнение других обязанностей в рамках данной позиции.
Логистика:
- Обеспечение логистической поддержки мероприятий ЕКОМ
- В сотрудничестве с координатором/кой по закупкам и контрактам и специалистом/кой ЕКОМ, ответственными за мероприятия, — проверка предварительных и финальных смет, которые сопровождаются подтверждающими документами
- Сбор данных и бронь билетов / жилья / конференц-залов / дополнительных услуг для команды ЕКОМ и других лиц через платформу TravelPerk или напрямую у поставщиков
- Коммуникация с членами команды и другими путешествующими лицами для определения их потребностей в поездках
- Организация трансфера участников/ниц
- При необходимости координация логистической поддержки на месте в дни проведения мероприятий
- Выполнение других обязанностей в рамках данной позиции.
Требования:
- Не менее 2 лет общего профессионального опыта
- Опыт администрирования удаленной команды
- Практический опыт оказания логистической поддержки
- Общее понимание процессов планирования и организации мероприятий
- Опыт подготовки шаблонов документов для административной и логистической работы
Навыки и компетенции:
- Знания в организации и поддержке мероприятий
- Навыки самоорганизации при выполнении задач и работе с дедлайнами
- Продвинутый уровень владения Excel и другими приложениями Office
- Сильные коммуникативные навыки
- Желательно знание эстонского языка
- Свободный уровень владения русским и английским языками (разговорный и письменный)
- Организаторские и координационные навыки
- Навыки работы в команде и хорошие навыки межличностного общения.
Позиция открыта для кандидатов без переезда в Эстонию.
Возможны периодические рабочие поездки в регионе Восточной Европы и Центральной Азии.
Позиция будет открыта до конца 2023 года с возможностью продления. Испытательный срок — три месяца.
Месячная зарплата (GROSS): в пределах 1,500 евро.
Занятость: полный рабочий день.
Местонахождение: удаленно, без переезда в Эстонию.
Начало работы: 20 апреля 2023 года.
КАК ПОДАТЬ ЗАЯВКУ
Если вы заинтересованы, отправляйте заявку на английском или русском языке в электронном письме с темой ‘Administrative and Logistic Officer’ на адрес: tenders@ecom.ngo
Заявка должна содержать:
- мотивационное письмо и контактные данные двух человек, которые могут дать рекомендации;
- резюме.
Крайний срок подачи: 09 апреля 2023 года в 23:59 по Таллинну.
Ключевые даты
27 марта 2023 г.: Открытие вакансии
09 апреля 2023 г.: Крайний срок подачи заявок
10 апреля 2023 г.: Кандидаты/ки, прошедшие предварительный отбор, получат письменное задание
12 апреля 2023 г.: Крайний срок выполнения письменного задания
13–17 апреля 2023 г.: Собеседование с кандидатами/ками, прошедшими отбор
18 апреля 2023 г.: Предложение о сотрудничестве
20 апреля 2023 г.: Успешный/ая кандидат/ка вступает в должность
Мы свяжемся только с теми кандидатами/ками, которые пройдут предварительный отбор.