Вводная информация:
ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, — это международное объединение, миссия которого — поддерживать развитие национальных ЛГБТ-сообществ и их активизм, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Главные задачи ЕКОМ — это обеспечить стабильное и деятельное внимание к вопросам здоровья и прав человека в отношении ЛГБТ-сообществ в национальных и международных политиках и программах.
Цель тендера
Привлечь компанию или специалиста/ку для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.
Временные рамки работы
Ряд мероприятий в период с 18 по 23 ноября 2023 года (с учетом дней приезда и отъезда).
Условия и ожидаемые услуги:
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика:
Ряд мероприятий:
- Рабочая встреча 18-20 ноября — 19 человек
- Заседание правления 19-20 ноября — 12 человек
- Конференция 20-23 ноября — 51 человек (участники 1. Рабочей встречи и 2. Заседания правления останутся для участия в 3.Конференции)
Т.о. Предполагается необходимость в проживании и питании:
18 ноября — 19 человек
19 ноября — 31 человек (из них для 12 человек день приезда)
20 ноября — 52 человека (из них для 21 человек день приезда)
21 ноября — 51 человек (из них 1 день отъезда)
22 ноября — 51 человек
23 ноября — 51 человек (день отъезда)
*Дополнительно, для Конференции 20-23 ноября необходимо зарезервировать 15 одноместных номеров в отеле мероприятия для дальнейшего самостоятельного выкупа участниками проживания и питания по общему групповому рейту для Конференции.
Место проведения — г. Алматы, Казахстан.
Требования к отелю: 3 или 4 звезды, одноместное размещение:
Рабочая встреча 18-23 ноября — 19 человек
Заседание правления 19-23 ноября — 12 человек
Конференция 20-23 ноября — 21 человек
Все мероприятия должны проводиться в одной гостинице. Каждое мероприятие включает в себя:
- Одноместное проживание для всех участников
- Трансфер аэропорт-отель; отель-аэропорт в дни приезда и отъезда.
- Питание в день приезда и отъезда в соответствии с графиком. Обед/ужин и два кофе брейка в дни мероприятий, вода
- Залы для проведений мероприятий:
1. Рабочая встреча 18-20 ноября - зал вместимостью от 21 человека
2. Заседание правления 19-20 ноября - зал вместимостью от 10 человек
3. Конференция 21-22 ноября - первый зал вместимостью от 60 человек (на 21 и 22 ноября) и второй зал вместимостью от 20 человек (22 ноября, на 3 часа)
Техническое оснащение:
19-20 ноября — флип-чарт, ноутбук, экран и проектор для презентаций
20 ноября — флип-чарт, ноутбук, экран и проектор для презентаций
21 ноября — ноутбук, экран, проектор для презентаций, аудио система и 4 микрофона, техника для синхронного перевода включая место для переводчиков и наушники для 40 участников,
22 ноября:
- первый зал на 60 человек (требования аналогичные с 21 ноября);
- второй зал на 20 человек - ноутбук, экран и проектор для презентаций, аудиосистема и 2 микрофона, техника для синхронного перевода включая место для переводчиков и наушники для 15 участников
- коммуникация с участниками и участницами (совместно с ответственными сотрудниками ЕКОМ)
- определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
- создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Алматы, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
- организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
- размещение участников/ц в соответствии с графиком заезда;
- помощь с подготовкой и печатью продукции конференции (мерч);
- присутствие на мероприятии, как минимум двоих человек от логистической компании.
Условия оплаты услуг
Оплата услуг осуществляется ЕКОМ и другими со-организаторами на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
- предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы ЕКОМ;
- доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема-передачи оказанных услуг.
Процесс подачи заявок
Тендерное предложение должно включать следующие документы:
- Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица;
- Копия учредительных документов;
- Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор) включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия.
По всем дополнительным вопросам обращайтесь к координаторам Елене Герман elena@ecom.ngo и Николаю Лунченкову nik@ecom.ngo
Крайний срок подачи заявок 20 сентября 2023, на электронную почту ЕКОМ tenders@ecom.ngo, с темой письма «Логистика Алматы 11/2023».