EКOM – Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию (ЕКОМ) – это международная ассоциация, базирующаяся в Таллинне, Эстония, объединяющая некоммерческие организации и активистов, действующих в в сфере противодействия ВИЧ-инфекции среди геев и других мужчин, практикующих секс с мужчинами, и транс* людей в Восточной Европе и Центральной Азии (ВЕЦА). Одна из задач ЕКОМ – способствовать развитию благоприятной среды для оказания услуг в области ВИЧ-инфекции для МСМ и транс* людей путем снижения стигматизации и дискриминации, продвижения и защиты прав человека и снятия законодательных барьеров и препятствий.
Цель тендера
Привлечь компанию для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.
Временные рамки работы
Мероприятие пройдет 11-13 июля 2022 года.
Условия и ожидаемые услуги
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика.
Трехдневная рабочая встреча.
Место проведения — г. Батуми, Грузия.
Требования к отелю: 3 или 4 звезды, одноместное размещение — 22 человек.
Требования к конференц-залу: на 22 человек
Детали: день заезда и выезда отдельно от мероприятия.
2. Сопровождение мероприятия агентством:
- коммуникация с участниками (совместно с ответственным с ЕКОМ человеком), определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
- создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Батуми, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
- поиск наиболее подходящих билетов для авиаперелета, коммуникация с участниками, бронь и покупка авиабилетов;
- организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
- размещение участников/ц в соответствии с графиком заезда;
- организация конференц-зала (проектор, канцтовары, флипчарт) в том же отеле, с вместимостью до 22 человек;
- обеспечение питания участников/ц (завтрак, обед, ужин + 2 кофе-брейка в день и вода на дни работы);
- организация одного тура по городу с прогулкой и остановкой на ужин (не более пяти часов на тур).
Детали: коммуникация с участниками/цами будет вестись на русском языке.
Условия оплаты услуг
Оплата услуг осуществляется ЕКОМ на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
- предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы ЕКОМ;
- доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема – передачи оказанных услуг.
Процесс подачи заявок
Тендерное предложение должно включать следующие документы:
- Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица,
- Копия учредительных документов,
- Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия. В бюджет можно предложить несколько отелей на выбор, не более трех.
По всем дополнительным вопросам обращайтесь к специалистке проекта — Сулейма Кельгембаева suleyma@ecom.ngo
Крайний срок подачи заявок 24 июня 2022, на электронную почту ЕКОМ contact@ecom.ngo, с темой письма «Логистика_Батуми»