Вводная информация:
ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, — это международное объединение с миссией поддерживать развитие национальных ЛГБТ-сообществ, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Главные задачи ЕКОМ — это обеспечить стабильное и деятельное внимание к вопросам здоровья и прав человека в отношении ЛГБТ-сообществ в национальных и международных политиках и программах.
ОПИСАНИЕ НЕОБХОДИМЫХ УСЛУГ
Логистическое сопровождение двух мероприятий 24-26 ноября 2024 г. в г. Алматы, Казахстан - заседания Руководящего совета ЕКОМ и 2-й (Суб)Региональной консультации по ДКП в Центральной Азии
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятий в соответствии с требованиями:
- 24 ноября — заседание Руководящего совета ЕКОМ (10 участников);
- 25-26 ноября — 2-я (Суб)Региональная консультация (70 участников).
2. Подбор и покупка авиабилетов и других видов транспорта для участников мероприятий
Мероприятие планируется в г. Алматы, Казахстан. Планируется 50 участников из других городов Казахстана и других стран. Список участвующих и маршруты будут предоставлены сотрудниками ЕКОМ.
3. Подбор гостиницы и заселение участников мероприятий:
Требования к гостинице (можно предложить несколько гостиниц на выбор) — 3 или 4 звезды, одноместное размещение с завтраком
- заезд 23 ноября — 10 участников заседания Руководящего совета ЕКОМ 24 ноября;
- заезд 24 ноября — 50 участников 2-ой (Суб)Региональной консультации
- выезд участников/иц обоих мероприятий — 27 ноября
4. Трансфер аэропорт-отель; отель-аэропорт в дни приезда и отъезда для иногородних участников/иц.
5. Питание во время мероприятий: обед, два кофе-брейка в день, ужин для проживающих в отеле, вода; питание иногородних в день приезда и отъезда — в соответствии с индивидуальным графиком заезда.
6. Залы для проведений мероприятий:
- 24 ноября — заседание Руководящего совета ЕКОМ, зал вместимостью до 10 человек;
- 25-26 ноября — (Суб)Региональная консультация:
- первый зал вместимостью до 80 человек;
- второй зал вместимостью до 40 человек на каждый из двух дней.
7. Сопровождение мероприятия:
- коммуникация с участниками и участницами (совместно с ответственными сотрудниками ЕКОМ) определение потребностей для поездки: требуемые документы для путешествия, полетные данные, особые потребности в питании;
- создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
- размещение участников/ц в соответствии с графиком заезда;
- присутствие на мероприятии, как минимум двоих человек от логистической компании для сопровождения мероприятий.
Требования к трансферу:
В предварительной смете считаются индивидуальные поездки, во время бронирования трансферов поездки могут комбинироваться в группы участников – в зависимости от информации по перелетам.
Требования к техническому оснащению залов:
- флип-чарт — 2 шт
- ноутбук — 2 шт
- экран и проектор для презентаций — 2 шт
- аудио система — 1 шт
- микрофоны — 4 шт
- техника для синхронного перевода, включая место для переводчиков — 1 шт
- наушники для участников — 60 шт.
ТРЕБОВАНИЯ К КОНСУЛЬТАНТУ/КЕ ИЛИ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ КОМПАНИИ:
Для участия в конкурсе приглашаются индивидуальные предприниматели и логистические компании, чья сфера деятельности связана с оказанием логистических услуг, и подтверждена соответствующими регистрационными документами.
Вознаграждения и компенсации:
Между ЕКОМ и консультантами или логистической компанией будет подписан контракт об оказании услуг с предоплатой 50%/50% (100% аванса на оказание услуг ЕКОМ не оплачивает)
Заявка должна включать в себя:
- Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лиц, включая документ/документы – подтверждающие оказание логистических услуг.
- Копия учредительных документов.
- Предварительный бюджет мероприятия в соответствии с ТЗ, включая оплату логистических услуг:
- Составляется в долларах США, курс должен быть зафиксирован на день подачи документов на тендер
- Строго по форме ЕКОМ (документ прикреплен к объявлению данного конкурса)
- В бюджете должны быть отображены все налоги, комиссии, тур. сборы
- В финальном бюджете не могут быть увеличены указанные в предварительном варианте тарифы за проживание или аренду помещения, техники, суммы комиссии (если это не %), доп. комиссий и налогов
- Ссылки и история организованных мероприятий, подтверждающих опыт
Обращаем внимание:
По окончанию мероприятия будут запрашиваться:
- протокол оказания и приемки услуг;
- окончательная смета мероприятия, включая подтверждающие документы на билеты, посадочные талоны, счета-фактуры или иные доказательства оплаты проживания, питания, трансфера, конференц-услуг, а также прочие документы, подтверждающие расходы в окончательной смете, представленные Поставщиком.
Как подать заявку
Заявки должны быть отправлены по электронной почте на адрес tenders@ecom.ngo с указанием темы «Logistics Almaty».
Срок подачи заявок: 25 сентября 2024, 23:59
Заявки, отправленные после крайнего срока подачи — не рассматриваются.
Благодарим вас за понимание того, что только заявители, соответствующие всем требованиям, представленным в данном объявлении, будут извещены о результатах рассмотрения их заявок.
Для получения дополнительной информации потенциальные поставщики логистических услуг могут связаться со следующими специалистами ЕКОМ: Елена Герман — elena@ecom.ngo, Николай Лунченков — nik@ecom.ngo