Menu

Тендер: Логистическое обеспечение мероприятия в г. Тбилиси, Грузия

Март 17, 2023
Логотип ECOM для новостей

Вводная информация

ЕКОМ — Евразийская Коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, это международная неправительственная членская организация, зарегистрированная в Таллинне, Эстония. Мы являемся ассоциацией, объединяющей неправительственные организации и частных лиц, работающих в области ВИЧ-инфекции и других вопросов сексуального здоровья геев, других МСМ и транс* людей в странах Восточной Европы и Центральной Азии (ВЕЦА).

Цель тендера

Привлечь компанию для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.

Временные рамки работы

22-27.05.2023  — даты проведения мероприятия.

Условия и ожидаемые услуги

1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика.
Место проведения — г. Тбилиси, Грузия
Даты: 22 мая (день заезда), 23-26 мая (проведение мероприятия), 27 мая — день отъезда.
Требования к отелю: 3, 4 звезды, одноместное размещение — 25 человек.

2. Сопровождение мероприятия агентством:
  • коммуникация с участниками (совместно с ответственным в ЕКОМ человеком)
  • поиск наиболее подходящих билетов для авиаперелета, коммуникация с участниками, бронь и покупка авиабилетов;
  • определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
  • создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Тбилиси, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
  • организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
  • размещение участников/ц в соответствии с графиком заезда;
  • организация конференц-зала на 15 человек (проектор, ноутбуки, канцтовары, флипчарт) в том же отеле;
  • обеспечение питания участников/ц (завтрак, обед, ужин + 2 кофе-брейка в день и вода (фильтрованная, не бутелированная, в графинах) на дни работы);
  • (без сопровождения тренинга на месте)

Условия оплаты услуг

Оплата услуг осуществляется ЕКОМ на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
  • предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы сотрудниками ЕКОМ
  • доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема – передачи оказанных услуг

Процесс подачи заявок

Тендерное предложение должно включать следующие документы:
  1. Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица
  2. Копия учредительных документов
  3. Предварительный бюджет мероприятия в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор) включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия.

Последний срок подачи заявок — 31 марта 2023 г.
Присылайте ваши заявки на электронную почту tenders@ecom.ngo с темой письма «Logistics_Tbilisi».

По всем дополнительным вопросам вы можете обращаться к специалистке по адвокации ЕКОМ — Сулейма Кельгембаева: suleyma@ecom.ngo

Подпишись на нашу новостную рассылку

Получайте специальные предложения, эксклюзивные новости о продуктах и ​​информацию о мероприятиях прямо на свой почтовый ящик.