ЕКОМ ищет консультанта/ку для обеспечения мероприятия в г. Ереван, Армени
Вводная информация:
ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, — это международное объединение, миссия которого — поддерживать развитие национальных ЛГБТ-сообществ и их активизм, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Главные задачи ЕКОМ — это обеспечить стабильное и деятельное внимание к вопросам здоровья и прав человека в отношении ЛГБТ-сообществ в национальных и международных политиках и программах.
Цель тендера
Привлечь компанию или специалиста/ку для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.
Временные рамки работы
Трехдневное мероприятие ожидается в период с 7 по 9 июня 2023 года.
Условия и ожидаемые услуги
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика:
- Трехдневный тренинг.
- Место проведения — г. Ереван, Армения.
- Требования к отелю: 3 или 4 звезды, одноместное размещение — 20 человек.
- Детали: день заезда и выезда отдельно от мероприятия.
2. Сопровождение мероприятия агентством:
- коммуникация с участниками (совместно с ответственным в ЕКОМ человеком)
- определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
- создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Ереване, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
- организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
- размещение участников/ц в соответствии с графиком заезда;
- организация конференц-зала на 20 человек (проектор, ноутбуки, канцтовары, флипчарт) в том же отеле;
- обеспечение питания участников/ц (завтрак, обед, ужин + 2 кофе-брейка в день и вода на дни работы);
- (без сопровождения тренинга на месте)
Условия оплаты услуг
Оплата услуг осуществляется ЕКОМ на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
- предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы ЕКОМ;
- доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема-передачи оказанных услуг.
Процесс подачи заявок
Тендерное предложение должно включать следующие документы:
- Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица;
- Копия учредительных документов;
- Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор) включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия.
По всем дополнительным вопросам обращайтесь к координаторам Елене Герман elena@ecom.ngo и Николаю Лунченкову nik@ecom.ngo
Крайний срок подачи заявок 12 апреля 2023, на электронную почту ЕКОМ tenders@ecom.ngo, с темой письма «Логистика Ереван 06/2023».