EКOM – Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию (ЕКОМ) — это международная ассоциация с офисом в Таллинне, Эстония, объединяющая некоммерческие организации и активистов, действующих в в сфере противодействия ВИЧ-инфекции среди геев и других мужчин, практикующих секс с мужчинами, и транс* людей в Восточной Европе и Центральной Азии (ВЕЦА). Одна из задач ЕКОМ — способствовать развитию благоприятной среды для оказания услуг в области ВИЧ-инфекции для МСМ и транс* людей путем снижения стигматизации и дискриминации, продвижения и защиты прав человека и снятия законодательных барьеров и препятствий.
Цель тендера
Привлечь компанию для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.
Временные рамки работы
Трехдневное мероприятие ожидается в период с 7 по 13 июля 2022 года. Точные даты будут определены сразу по найму логистической компании.
Условия и ожидаемые услуги
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика.
Трехдневная рабочая встреча.
Место проведения – г. Ереван.
Требования к отелю: 3 или 4 звезды, одноместное размещение – 13 человек.
Детали: день заезда и выезда отдельно от мероприятия.
2. Сопровождение мероприятия агентством
- коммуникация с участниками (совместно с ответственным с ЕКОМ человеком), определение потребностей для поездки: требования к вакцинации, требуемые документы для путешествия, особые потребности в питании;
- создание и своевременная высылка краткого гида для путешествия, включающего требования к документации, вакцинации, ситуацию с COVID-19 в Тбилиси, погодные условия, место проживания, условия встречи в аэропорту, контактные телефоны, курс валют и иную обязательную информацию;
- поиск наиболее подходящих билетов для авиаперелета, коммуникация с участниками, бронь авиабилетов;
- организация трансфера участвующих: аэропорт – гостиница – аэропорт;
- размещение участников/ц в соответствии с графиком заезда;
- организация конференц-зала (проектор, канцтовары, флипчарт) в том же отеле, с вместимотстью до 20 человек;
- обеспечение питания участников/ц (завтрак, обед, ужин + 2 кофе-брейка в день и вода на дни работы);
- организация одного тура по городу с прогулкой и остановкой на обед или ужин (не более пяти часов на тур).
Условия оплаты услуг
Оплата услуг осуществляется ЕКОМ на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
- предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы ЕКОМ;
- доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема – передачи оказанных услуг.
Процесс подачи заявок
Тендерное предложение должно включать следующие документы:
- Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица,
- Копия учредительных документов,
- Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор) включая оплату логистических услуг, если имеется отдельная линия.
По всем дополнительным вопросам обращайтесь к специалистке проекта — Сулейма Кельгембаева suleyma@ecom.ngo
Крайний срок подачи заявок 17 июня 2022, на электронную почту ЕКОМ contact@ecom.ngo, с темой письма «Логистика_Ереван»