Тендер: Логистическое обеспечение мероприятия

Вводная информация

ЕКОМ – Евразийская Коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, это международная неправительственная членская организация, зарегистрированная в Таллинне, Эстония. Мы являемся ассоциацией, объединяющей неправительственные организации и частных лиц, работающих в области ВИЧ-инфекции и других вопросов сексуального здоровья геев, других МСМ и транс* людей в странах Восточной Европы и Центральной Азии (ВЕЦА).

Цель тендера

Привлечь компанию для предоставления услуг логистического сопровождения мероприятия ЕКОМ.

Временные рамки работы

02-04.08.2021 – дата проведения мероприятия

Условия и ожидаемые услуги

1. Приобретение билетов для участников
Подбор и покупка авиабилетов для иностранных участников, в соответствии с графиком проведения мероприятия и финансовыми политиками ЕКОМ.

2. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями заказчика.
Место проведения – Киевская область (загородный отель, недалеко от Киева), даты: 1 августа (день заезда), 2-4 августа (проведение мероприятия), 5 августа – день отъезда.
Требования к отелю: 4-5 звезд, одноместное размещение – 10 человек.
3. Сопровождение мероприятия агентством
- организация трансфера участвующих аэропорт – гостиница - аэропорт
- размещение участников в соответствии с графиком заезда
- организация конференц-зала (проектор, канцтовары, флипчарт)
- обеспечение питания участников (завтрак, обед, ужин + 2 кофе-брейка в день и вода на дни работы)

Условия оплаты услуг

Оплата услуг осуществляется ЕКОМ на основании предварительной сметы мероприятия безналичным расчетом на текущий счет исполнителя в следующем порядке:
- предоплата в размере 50% от суммы первоначальной сметы мероприятия в течение 5 банковских дней с момента утверждения сметы сотрудниками ЕКОМ
- доплата по финальной смете (разницы между суммами первоначальной и финальной сметы), в течение 5 банковских дней с момента подписания Акта приема – передачи оказанных услуг

Процесс подачи заявок

Тендерное предложение должно включать следующие документы:
1. Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица
2. Копия учредительных документов
3. Предварительный бюджет мероприятия (в соответствии с ТЗ) в долларах США (можно предложить несколько отелей на выбор). Обратите внимание, что предварительная смета не включает стоимость авиабилетов.

По всем дополнительным вопросам вы можете обращаться к координаторке ЕКОМ по развитию потенциала – Елене Герман: elena@ecom.ngo

Крайний срок подачи заявок 4 июля 2020, 23:59 (GMT +3), на электронную почту ЕКОМ contact@ecom.ngo, c копией Елене Герман elena@ecom.ngo с темой письма «Логистика_Киев»