Вводная информация
ЕКОМ — Евразийская коалиция по здоровью, правам, гендерному и сексуальному многообразию, — это международное объединение, миссия которого — поддерживать развитие национальных ЛГБТ-сообществ и их активизм, продвигать права человека, заботиться о здоровье и социальном благополучии людей гендерного и сексуального многообразия.
Главные задачи ЕКОМ — это обеспечить стабильное и деятельное внимание к вопросам здоровья и прав человека в отношении ЛГБТ-сообществ в национальных и международных политиках и программах.
ОПИСАНИЕ НЕОБХОДИМЫХ УСЛУГ
Для участия в конкурсе на логистическое сопровождение мероприятия приглашаются логистические компании или индивидуальные предприниматели, чья сфера деятельности связана с оказанием логистических услуг и подтверждена соответствующими регистрационными документами.
1. Подбор и подготовка места проведения мероприятия в соответствии с требованиями ЕКОМ:
Даты: с 24 по 26 июня (заезд участников – 23 июня; выезд – 27 июня)
Место проведения: г. Алматы, Казахстан
Количество участников: 10 из Казахстана, Кыргызстана и Таджикистана (1 сотрудник ЕКОМ не входит в данное количество)
Требования к гостинице: 3–4 звезды, одноместное размещение, включая завтрак (можно предложить несколько гостиниц на выбор)
2. Бронирование перелетов и приобретение авиабилетов (список участвующих и более точные маршруты будут предоставлены сотрудниками ЕКОМ):
- Маршрут 1 «Кыргызстан (Бишкек, Ош) — Алматы» – 4 человека
- Маршрут 2 «Таджикистан (Душанбе) — Алматы» – 3 человека
- Маршрут 3 «Казахстан (Астана) — Алматы» – 2 человека
3. Трансфер:
Аэропорт–отель–аэропорт в дни заезда и выезда участников (в предварительной смете учитываются индивидуальные поездки; при фактическом бронировании трансферов поездки желательно объединить в группы участников — в зависимости от информации о перелётах).
4. Питание (в том числе определение особых потребностей в питании участников):
- В день заезда (23 июня) – ужин в соответствии с индивидуальными графиками прилётов участников (предварительно для всех участников).
- В день выезда (27 июня) – обед в соответствии с индивидуальными графиками вылетов участников (предварительно для всех участников).
- В дни проведения мероприятия (24-26 июня): обед и ужин, два кофе-брейка, питьевая вода в конференц-зале.
5. Требования к залу и техническому оснащению:
- Конференц-зал в гостинице для проведения тренинга не менее чем на 15 человек при U-расстановке, с естественным освещением (окнами)
- Стабильный высокоскоростной интернет
- Флипчарт
- Ноутбук
- Экран и проектор для презентаций
- Аудиосистема при необходимости воспроизведения видео/аудио
- Список участников для организации подписей
6. Сопровождение мероприятия:
- Коммуникация с участниками и участницами (совместно с ответственными сотрудниками ЕКОМ) по вопросам бронирования билетов, особых потребностей в питании и прочих вопросов, связанных с участием в мероприятии.
- Создание краткого гайда, включающего место проживания, условия встречи в аэропорту, ожидаемые погодные условия на дни мероприятия, контактные телефоны в случае непредвиденных вопросов в аэропорту, курс валют и иную необходимую информацию. Данный гайд можно передать ответственному сотруднику ЕКОМ для отправки участникам мероприятия.
- Организация трансфера из аэропорта в отель и из отеля в аэропорт.
- Организация размещения участников/ц в гостинице в соответствии с графиком заезда.
- Организация питания в дни мероприятия, заезда и выезда.
- Присутствие на мероприятии как минимум одного сопровождающего.
- Организация подписей участников за каждый день мероприятия и передача списка с подписями ответственному сотруднику ЕКОМ.
Вознаграждения и компенсации:
Между поставщиком логистических услуг и ЕКОМ будет подписан контракт об оказании услуг с предоплатой 50%/50% (100% аванса на оказание услуг ЕКОМ не оплачивает).
Заявка должна включать в себя:
- Копия сертификата/свидетельства о регистрации юридического лица, включая документ/документы – подтверждающие оказание логистических услуг.
- Копия учредительных документов.
- Предварительный бюджет мероприятия в соответствии с требованиями в данными ТЗ, включая оплату логистических услуг (строго по форме ЕКОМ, прикрепленной к данному объявлению):
- в долларах США, курс должен быть зафиксирован
- в бюджете должны быть отображены все налоги, комиссии, тур. сборы
- референс и историю организованных мероприятий, подтверждающих опыт
- контакты двух рекомендателей от гражданского общества будет преимуществом.
- Неприбыльные организации (НПО) не рассматриваются в данном конкурсе для оказания логистических услуг. Поставщики логистических услуг должны быть готовы работать на условиях 50/50.
Обращаем внимание, что по окончанию мероприятия будут запрашиваться:
- Протокол оказания и приемки услуг (форма предоставляется ЕКОМ);
- Окончательная смета мероприятия, включая подтверждающие документы на билеты, посадочные талоны, счета-фактуры или иные доказательства оплаты проживания, питания, трансфера, конференц-услуг, а также прочие документы, подтверждающие расходы в окончательной смете.
Как подать заявку:
Заявки должны быть отправлены по электронной почте на адрес tenders@ecom.ngo с указанием темы «Логистика Школы ЕКОМ».
Крайний срок подачи заявок: 6 мая 2026, 23:59 по Таллинну, Эстония
Заявки, отправленные после крайнего срока подачи – не рассматриваются.
Мы особо приглашаем подавать заявки представителей/ниц ЛГБТ-сообщества!
Благодарим вас за понимание того, что только кандидаты/ки, соответствующие всем требованиям, представленным в данном объявлении – будут извещены о результатах рассмотрения их заявок.
Для получения дополнительной информации потенциальные поставщики логистических услуг могут связаться с Эльвирой Тилек (elvira@ecom.ngo).